Les fonctions de tri et de recherche.

Si vous recevez un grand nombre de messages, il est important de les classer dans des dossiers. Vous pourrez retrouver rapidement un message en utilisant les outils de recherche de Trustedbird.

A. Création de dossiers dans une arborescence.

Solution 1. Ouvrez le menu fichier, item Nouveau, sous-menu, item Dossier ou Sous-dossier selon le dossier ouvert dans l'arborescence. Ceci ouvre la boite de dialogue "Nouveau dossier", où vous trouverez une zone d'édition pour le titre, et une liste déroulante pour choisir le dossier de l'arborescence dans lequel sera créé le dossier. Le dossier affiché par défaut est celui qui est actuellement ouvert.

Solution 2. Placez-vous dans la zone des arborescences, et sélectionnez le dossier où vous créerez votre nouveau dossier. Ouvrez le menu contextuel par Application, item "Nouveau sous-dossier". Ceci ouvre la boite de dialogue "Nouveau dossier" citée ci-dessus. Le dossier affiché par défaut est celui qui est actuellement sélectionné.

N'hésitez pas à créer des sous-dossiers, par exemple "envois" et reçus " pour séparer les messages envoyés et reçus dans un dossier donné.

Il vous reste maintenant à faire arriver, si possible automatiquement, vos messages dans les sous-dossiers prévus pour eux.

B. Marquage et étiquetage des messages.

Le marquage a été utilisé dans la fiche sur l'anti-spam de Trustedbird pour indiquer qu'un message était indésirable ou acceptable.

Un autre marquage intéressant est celui qui consiste à déclarer non lu, un message qui a été ouvert. Ceci est important dans le cas où plusieurs personnes ont accès à la même messagerie, par exemple dans une association. Pour l'utiliser, ouvrez le menu contextuel pour le message sélectionné, item Marquer, sous-menu, item Comme lu. Validez par Entrée, ce qui permutera son état entre "coché" et "non coché". Vous utiliserez de préférence le raccourci-clavier M, qui permet de faire basculer l'état entre 'lu" et "non lu".

L'étiquetage consiste à attribuer une couleur et un codage au message sélectionné. Les possibilités, par défaut, sont "0 Supprimer toutes les étiquettes", "1 Important", "2 Travail", "3 Personnel", "4 A faire", et "5 Peut attendre". Les touches de raccourcis sont les numéros. Pour étiqueter un message, ouvrez le menu contextuel pour le message sélectionné, item Étiquette, sous-menu, item correspondant à l'étiquette choisie. Validez par Entrée, ce qui cochera l'item sélectionné. Vous utiliserez de préférence les raccourci-clavier 0 à 5, qui permettent d'appliquer une ou plusieurs étiquettes, ou de les supprimer toutes par 0.

C. Filtrer automatiquement les messages.

Le filtrage repose sur une ou plusieurs conditions à satisfaire, concernant les divers éléments d'un message: sujet, expéditeur, destinataire, date, contenu, statut etc.

C.1. Créer un filtre à partir d'un message.

Ce filtre permettra de ranger dans un dossier les messages provenant d'un correspondant.

3. Ouvrez le menu "Messages", item "Créer un filtre à partir du message". Validez par Entrée. Ceci ouvre la boite de dialogue "Modifier le filtre", ou vous vous déplacerez par Tab. Vous utiliserez cette boite de dialogue quand vous désirerez créer manuellement un nouveau filtre, ou modifier un filtre existant.

5. Dans la liste déroulante suivante de nom "Appliquer le filtre", vous pourrez conserver le choix "Lors de la réception du courrier ou de son exécution manuelle".

6. Vous trouverez ensuite un groupe de trois boutons radio: "valident toutes les conditions suivantes", "valident au moins une des conditions suivantes", "valident toutes les conditions pour les filtres et les dossiers virtuels". Conservez le premier bouton-radio coché, puisqu'il n'y aura qu'une condition.

7. Vous entrerez ensuite dans un tableau avec une ligne. Par Tab, vous trouverez successivement deux listes déroulantes, puis un champ d'édition où sont déjà entrés les éléments du critère de filtrage. Ce sont ici: "de", "est", "untel@orange.fr", que vous traduirez par "filtrer les messages dont l'expéditeur est untel@orange.fr".

8. Tabulez jusqu'à entendre "Exécuter ces actions". Vous trouverez ensuite deux listes déroulantes, où vous choisirez l'action à effectuer, par exemple "Déplacer le message vers", puis le dossier de destination. Un bouton Plus vous permettrait d'ajouter une seconde action à effectuer. Validez la boite de dialogue par Entrée. Ceci ouvre la boite de dialogue "Filtres de messages" décrite en C.2.

C.2. La boite de dialogue "Filtres de messages".

Cette boite de dialogue s'ouvre quand vous avez créé un filtre à partir d'un message, ou à partir du menu Outils, item "Filtres de messages...".

- une liste déroulante, où vous entrez le nom du compte de messagerie sur lequel appliquer le filtre,

- une zone de liste contenant les filtres que vous avez créés. Pour chaque filtre, vous trouvez le nom du filtre et une case à cocher qui permet d'activer ou de désactiver le filtre. Un filtre créé est automatiquement activé. Vous vous déplacerez entre les filtres au moyen des Flèches.

- une série de boutons de nom Nouveau, Modifier, Supprimer, éventuellement Monter et descendre si la liste contient plusieurs filtres,

- une liste déroulante avec les items Courrier entrant, Brouillons, Modèles, Envoyés, Corbeille,

Important. La case à cocher permettant de sélectionner ou non un filtre n'est pas accessible. Sans script, vous ne pouvez donc pas savoir si un filtre est activé ou non. Évitez donc de frapper Espace quand un filtre est sélectionné, ce qui changerait son état de sélection.

Pour exécuter un filtre activé, sélectionnez-le, puis choisissez dans la liste déroulante de nom "Exécuter les filtres sélectionnés sur :", le dossier qui convient (par défaut c'est Courrier entrant), et validez le bouton Exécuter. Le raccourci est Alt +X.

Si vous venez de créer un filtre à partir d'un message, et que le choix "Courrier entrant" pour "Exécuter les filtres sélectionnés" vous convient, activez le bouton "Exécuter", puis fermez la boite de dialogue par Échapp.

2. Déplacez-vous sur le bouton Nouveau. Validez-le. Ceci ouvre la boite de dialogue "Modifier le filtre".

3. Entrez un nom pour le filtre, cocher le bouton-radio qui convient, établissez la première condition dans la première ligne du tableau. Dans cette ligne, se trouvent les boutons "Plus Ajouter une nouvelle règle" et "Moins Supprimer cette règle". Le second bouton est désactivé et non vocalisé. Il sera vocalisé seulement si vous avez entré au moins deux règles.

4. Si vous désirez ajouter une nouvelle règle, activez le bouton Plus, ce qui crée une ligne supplémentaire, et rend actif le bouton Moins.

5. Dans la zone "Exécuter ces actions, vous pouvez choisir plusieurs actions au moyen du bouton Plus. Comme dans le tableau, un bouton moins devient disponible si vous avez entré au moins deux actions.

Exemple de filtre plus élaboré: obtenir que les messages d'un correspondant utilisant deux adresses soient déplacés vers un dossier unique.

- le bouton radio "valident au moins une des conditions suivantes" doit être coché.

C.4. Modifier un filtre de messages.

1. Ouvrez la boite de dialogue "Filtres de messages".

2. Sélectionnez un filtre, puis déplacez-vous sur le bouton Modifier. Validez-le. Ceci ouvre la boite de dialogue "Modifier le filtre".

3. Modifiez les éléments du filtre et validez par le bouton OK.

C.5. Appliquer un filtre sur un dossier.

Solution 1.

1.Ouvrez la boite de dialogue "Filtres de messages" à partir du menu Outils, item "Filtres de messages".

2. Choisissez le dossier sur lequel sera appliqué le filtre.

3. Sélectionnez le filtre.

4. Choisissez le sous-dossier sur lequel sera exécuté le filtre.

5. Activez le bouton Exécuter.

Solution 2.

Sélectionnez un dossier dans l'arborescence. Ouvrez le menu Outils, item "Appliquer les filtres sur le dossier". Attention, vous appliquerez tous les filtres existants pour ce dossier.

D. Rechercher dans les messages.

D.1. Recherche avec la boite de dialogue "Recherche avancée dans le courrier".

- à partir du menu Édition, item Rechercher, sous-menu "Rechercher dans le courrier". La commande est Ctrl +Maj +F.

Elle est basée sur la boite de dialogue "Modifier le filtre", mais le résultat de la recherche s'inscrira dans un tableau. Le bouton permettant de lancer la recherche est "Rechercher". Il est activé par Alt +R. Quand vous sélectionnez une occurrence dans le tableau des résultats, vous pouvez, au moyen de boutons, ouvrir le message, le classer dans un dossier etc.

D.2. Recherche avec le filtre rapide.

E. Filtrer l'affichage dans l'arborescence.

Dans l'arborescence, vous pouvez définir des dossiers comme préférés. Il suffit pour cela d'ouvrir le menu contextuel pour ce dossier, item "Dossier préféré", et d'appuyer sur Entrée pour permuter entre les états coché et non coché.

Vous pouvez choisir de diminuer le nombre de dossiers dans la zone d'arborescence. Pour cela, ouvrez le menu Affichage, item Dossiers, sous-menu. Les items du sous-menu sont "Tous", "Dossiers unifiés", "Dossiers avec des non lus", "Dossiers préférés" et "Dossiers récents". Selon l'item sélectionné, votre arborescence sera affichée totalement ou en partie.

Si vous choisissez "Dossiers avec des non lus" et qu'aucun message n'est non lu, l'arborescence sera vide. Ce choix d'affichage peut être intéressant si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie.

Si vous choisissez "Dossiers préférés", seuls seront affichés les dossiers pour lesquels l'item "Dossier préféré" du menu contextuel est coché.

Si vous choisissez "Dossiers unifiés", les dossiers Courrier entrant, Brouillons, Envoyés, Indésirables, Corbeille des différents comptes apparaîtront groupés et à part dans l'arborescence. Pour connaître le destinataire des messages, vous devrez afficher la colonne "Destinataire" dans la liste des messages.