Le carnet d'adresses.

Le carnet d'adresses est un outil de Windows indépendant de Outlook Express, qui répertorie l'ensemble de vos correspondants, désignés aussi par "contacts". Il peut être appelé par une application telle qu'un logiciel de télécopie ou par Word, dans le cas d'un mailing, par exemple.

Rappelons qu'il faut éviter la saisie manuelle des adresses électroniques au moment de la rédaction d'un message, car si vous faites une erreur de frappe, le message n'arrivera pas à votre destinataire. Nous entrerons donc ces adresses dans le carnet d'adresses, et les appellerons au moment de la rédaction du message.

A. Description de la fenêtre du carnet d'adresses.

Pour ouvrir le carnet d'adresses depuis la fenêtre principale d'Outlook Express, ouvrez le menu Outils, descendez à l'item "Carnet d'adresses". Plus rapidement: faites Alt +O puis C dans la fenêtre principale, ou Alt +O puis D dans la fenêtre des messages. Plus rapidement encore, entrez la commande Ctrl +Maj +B.

Outre la barre de titre et la barre de menus, la fenêtre présente trois zones.

• une zone à gauche, où l'on peut choisir entre "contacts partagés" et "contacts: Identité principale".
• une zone d'édition où on l'on peut entrer le nom du contact recherché.
• une zone de liste contenant les coordonnées des contacts, et en particulier leur adresse électronique.

On se déplace d'une zone à l'autre par Tab.

A l'ouverture, "contacts: Identité principale" est sélectionné, et le curseur se trouve dans la zone d'édition.

Dans la zone d'édition, il suffit de rentrer la ou les premières lettres du nom du contact recherché. Un nom de contact est alors sélectionné dans la liste des contacts. On s'y déplace par Tab. Si le contact n'est pas le bon, on peut se déplacer dans cette liste au moyen des Flèches haut et bas, jusqu'à atteindre le contact recherché.
La commande Insert + Page Suivante fournit le nombre de contacts déjà entrés dans le carnet d'adresses.

B. Création d'un contact.

Pour créer un nouveau contact, utilisez la commande Ctrl + N. La boîte de dialogue qui s'ouvre comporte plusieurs onglets. L'onglet activé à l'ouverture est Nom. Pour l'utilisation du carnet avec Outlook, cet onglet suffit. Sinon, vous vous déplacerez aux onglets suivants par la commande Ctrl +Tab.

Rappel. Pour savoir quelle zone de texte est activée, on peut utiliser la commande Insert +Tab.

• Dans l'onglet "Nom", indiquez d'abord le prénom, puis pressez deux fois la touche Tab.
• Inscrivez le nom du correspondant, puis pressez deux fois la touche Tab.
• Dans la liste déroulante d'édition Affichage, on trouve le prénom suivi du nom. Il est conseillé de choisir le nom suivi du prénom, ce qui facilite la saisie automatique des adresses dans un nouveau message. Pour faire ce changement, appuyer sur Alt +Flèche bas, pour changer l'ordre et Alt +Flèche haut ou Entrée pour valider ce changement. Appuyez ensuite deux fois sur Tab.
• Dans la zone "Adresse e-mail", saisissez l'adresse électronique complète, puis appuyez sur la touche Tab pour valider l'adresse. Validez la fiche par Entrée.

C. Enregistrer l’adresse électronique de l’expéditeur d'un message reçu.

• Solution 1 : quand le message est fermé mais sélectionné, ouvrez le menu contextuel par Applications, descendez jusqu’à "Ajouter l’expéditeur au Carnet d’adresses" (lettre raccourci : D).
• Solution 2 : quand le message est fermé mais sélectionné, ouvrez le menu Outils, puis descendez à "Ajouter l'expéditeur au Carnet d’adresses". Plus rapidement: Alt +O puis U.
• Solution 3: quand le message est ouvert, ouvrez le menu Outils (Alt +O), puis descendez à "Ajouter au Carnet d’adresses" (lettre raccourci : A). Ouvrez le sous-menu par Flèche droite.

Vous pourrez revenir ultérieurement au carnet d'adresses pour y ajouter des informations sur ce contact, et peut-être, inverser nom et prénom dans la zone Affichage.

D. Modification d'un contact.

• À partir du carnet d'adresses, sélectionnez le contact à modifier dans la liste, puis pressez Entrée pour accéder aux propriétés de ce contact. Vous vous trouvez dans l'onglet Résumé, où vous pouvez lire les informations entrées, mais pas les modifier.
• Appuyez sur Ctrl + Tab pour accéder aux onglets suivants.
• Utilisez la touche Tab pour vous déplacer sur le ou les champs à modifier.
• Validez par la touche Entrée.

E. Suppression d'un contact.

• Dans la fenêtre du carnet d'adresses, sélectionnez le contact à supprimer dans la liste, puis pressez la touche Supprime.
• Répondre par Oui au message vous demandant de confirmer la suppression.

Remarque. Pour supprimer plusieurs contacts simultanément, faites une sélection étendue à l'aide des touches Maj ou Ctrl associées aux flèches verticales, selon que les fiches sont contiguës ou non, puis pressez Supprime.